INSTALL INSTRUCTIONS

Installing user_mail_client will make the clients update server when changes occur to users or companies,
intall the user_mail_server on the main server database to make it recieve updates from clients.

Note that user_mail_common contains fields and functions that both user_mail_client and user_mail_server share and both the modules depend on user_mail_common.

The intended purpose user_mail modules is only for dovecot/postfix. Not for regular Odoo usage.

Install order:
Update config according to below description
Install user_mail_server on the server
Install user_mail_client on the client(s)
Set domain in settings/general settings/company/<your company> - This will trigger a sync to the server and create a catch_all for the company.
For all Users check box postfix active and use action/syncronize e-mail settings - This will sync user to the server.

-------/etc/odoo/odoo.conf-------

[options]
; This is the configuration that allows user_mail module to operate:

passwd_server = http://<your main server>:8069
passwd_dbname = <your main server database>
passwd_user = <user in passwd_dbname>
passwd_passwd = <password for passwd_user>

smtp_server = <your server for outgoing mail>
smtp_port = <your smtp port eg. 25>
smtp_encryption = <your smtp encryption eg. starttls/ssl/none>

imap_host = <your server for incoming mail>
imap_port = <your imap port eg. 993>
imap_encryption = True/False


-------/etc/postfix/main.cf-------

virtual_alias_maps = pgsql:/etc/postfix/virtual_alias_maps.cf,pgsql:/etc/postfix/email2email.cf,pgsql:/etc/postfix/virtual_forward_maps.cf,pgsql:/etc/postfix/virtual_forward_cp_maps.cf
virtual_mailbox_domains = pgsql:/etc/postfix/virtual_domains_maps.cf
virtual_mailbox_maps = pgsql:/etc/postfix/virtual_mailbox_maps.cf
virtual_mailbox_base = /var/lib/vmail/domains
virtual_transport = virtual

# Additional for quota support

virtual_create_maildirsize = yes
virtual_mailbox_extended = yes
virtual_mailbox_limit_maps = pgsql:/etc/postfix/virtual_mailbox_limit_maps.cf
virtual_mailbox_limit_override = yes
virtual_maildir_limit_message = <message>
virtual_overquota_bounce = yes

-------/etc/postfix/email2email.cf-------

user = <postgres user>
password = <postgres user password>
hosts = <main server>
dbname = <main server dbname (passwd_dbname)> 
query = SELECT postfix_mail FROM res_users WHERE postfix_mail='%s' and active = '1'  and forward_active = '0'


-------/etc/postfix/virtual_alias_maps.cf-------

user = <postgres user>
password = <postgres user password>
hosts = <main server>
dbname = <main server dbname (passwd_dbname)> 
table = postfix_alias p, res_users r 
select_field = postfix_mail 
where_field = p.mail
additional_conditions = and p.user_id = r.id and p.active = '1' 

-------/etc/postfix/virtual_domains_maps.cf-------

user = <postgres user>
password = <postgres user password>
hosts = <main server>
dbname = <main server dbname (passwd_dbname)> 
table = res_company 
select_field = domain
where_field = domain
additional_conditions = and active = '1'

-------/etc/postfix/virtual_forward_cp_maps.cf-------

user = <postgres user>
password = <postgres user password>
hosts = <main server>
dbname = <main server dbname (passwd_dbname)> 
table = res_users 
select_field = forward_address||', '||postfix_mail 
where_field = postfix_mail
additional_conditions = and forward_active = '1' and forward_cp = '1' 


-------/etc/postfix/virtual_forward_maps.cf-------

user = <postgres user>
password = <postgres user password>
hosts = <main server>
dbname = <main server dbname (passwd_dbname)> 
table = res_users 
select_field = forward_address 
where_field = postfix_mail
additional_conditions = and forward_active = '1' and forward_cp = '0' 

-------/etc/postfix/virtual_mailbox_limit_maps.cf-------

user = <postgres user>
password = <postgres user password>
hosts = <main server>
dbname = <main server dbname (passwd_dbname)> 
table = res_users  
select_field = quota
where_field = postfix_mail
additional_conditions = and postfix_active = '1'

-------/etc/postfix/virtual_mailbox_maps.cf-------

user = <postgres user>
password = <postgres user password>
hosts = <main server>
dbname = <main server dbname (passwd_dbname)> 
table = res_users  
select_field = maildir
where_field = postfix_mail 
additional_conditions = and postfix_active = '1' 

----/etc/dovecot/dovecot-sql.conf.ext

...

# Database driver: mysql, pgsql, sqlite
driver = pgsql
...
# Examples:
#   connect = host=192.168.1.1 dbname=users
#   connect = host=sql.example.com dbname=virtual user=virtual password=blarg
#   connect = /etc/dovecot/authdb.sqlite
#
connect = host=<hostname> dbname=<database> user=<postgres user> password=<postgres password>

#default_pass_scheme = MD5
default_pass_scheme = SHA512-CRYPT
#default_pass_scheme = MD5-CRYPT
#default_pass_scheme = PLAIN

# Example:
#   password_query = SELECT userid AS user, pw AS password \
#     FROM users WHERE userid = '%u' AND active = 'Y'
#
#password_query = \
#  SELECT username, domain, password \
#  FROM users WHERE username = '%n' AND domain = '%d'

password_query = SELECT postfix_mail as user, dovecot_password as password FROM res_users WHERE postfix_mail = '%u'
#password_query = SELECT user_email as user, password FROM res_users WHERE user_email = '%u'
#password_query = SELECT user_email as user, password, 'Y' as proxy FROM res_users WHERE user_email = '%u'
# Examples:
#   user_query = SELECT home, uid, gid FROM users WHERE userid = '%u'
#   user_query = SELECT dir AS home, user AS uid, group AS gid FROM users where userid = '%u'
#   user_query = SELECT home, 501 AS uid, 501 AS gid FROM users WHERE userid = '%u'
#
#user_query = \
#  SELECT home, uid, gid \
#  FROM users WHERE username = '%n' AND domain = '%d'
user_query = SELECT 5000 as uid, 5000 as gid, '/var/lib/vmail/domains/' || maildir as home, quota as userdb_quota FROM res_users WHERE postfix_mail ='%u'


# Query to get a list of all usernames.
#iterate_query = SELECT user_email AS user FROM res_users
iterate_query = SELECT postfix_mail AS user FROM res_users

user_mail_ai — Mail-hjälpredan (Skiva 1–2)

Personlig AI-hjälpreda för mail. Läser IMAP via user_mail_imap-pollern, arkiverar i Odoo Mind (OKF + AGE-graf), klassificerar och agerar med HITL.

Aktivering

1. Användaren öppnar Min profil (avatar-menyn) → fliken Preferences → gruppen Mail-hjälpredan → knappen Ange mail-lösenord. Lösenordet är samma som Odoo-inloggningen och verifieras mot dovecot_password (SHA512-CRYPT) innan det sparas.
2. Bocka i Aktivera mail-pollning (samma grupp). Går bara när ett lösenord finns — annars nekas det (förhindrar felloop).
3. Valfritt: välj ai_coworker_id (default: Mail-hjälpredan).

Cron: User Mail IMAP Poll (var 5 min) → poller → triage → klassificering → Teams→calendar / promotion / utkast / routing → nudge (notis + Discuss-DM).

Lösenordskontrakt

Odoo-lösenordet och mail-lösenordet är samma lösenord. När en användares Odoo-lösenord ändras (via Min profil eller av admin) uppdateras även imap_password — det loggas. imap_password är en tvåvägskrypterad (Fernet) kopia som pollern behöver: en IMAP-klient måste skicka klartexten, till skillnad från Dovecot som verifierar mot en enkelriktad hash. Klartexten sparas aldrig.

Pollern kör bara användare som har ett imap_password — en användare utan lösenord hoppas över tyst (inga fel var 5:e minut).

Flöden (Skiva 2)

• Promotion (objektkoppling): mail med tråd-match (References→ mail.message) eller LLM-kandidat → HITL promote_mail → godkänd → mail.message på objektets chatter (följare ser). Default privat — koppling till objekt = publicering = HITL.
• Svarsutkast: reply_suggested + intresse ≥ tröskel → LLM-utkast → APPEND till IMAP-Drafts (syns i Thunderbird/Roundcube/K9). Skick via knappen "Föreslå skick" → HITL send_reply → SMTP med användarens credentials.
• Catchall-mail: mail.message-hook (message_type=email, icke-intern avsändare) → samma triage; objekt redan känt. Svar via "Svara i tråden" → HITL → message_post(parent_id=…) i Odoo-tråden.
• Nyhetsbrev: första flytten → HITL newsletter_move_rule → godkänd → autonom flytt till AI/Newsletters (reversibel via "Flytta tillbaka").
• Action-mail: \Flagged + nudge.
• Specialist-routing: user_mail_ai.routing (kategori → coworker), seedad faktura → Faktura-assistenten. Bryggor lägger till fler rader.

HITL

All HITL via ai.coworker.hitl (core): aktivitet i klockan, chatter, trust-ladder (N=3 → auto-förslag). Godkända mail-HITL:ar dispatchar promotion/skick/mapp-regel automatiskt (user_mail_ai överlagrar action_approve — core förblir domän-fri).

Konfiguration (ir.config_parameter)

• user_mail_ai.nudge_threshold (default 7.0) — intresse-tröskel för nudge
• user_mail_ai.draft_threshold (default 6.0) — tröskel för proaktivt utkast
• user_mail_ai.max_drafts_per_cycle (default 5)
• user_mail_imap.drafts_folder — fallback-mapp för utkast (annars LIST-detektering Drafts/Utkast)

user_mail_ai — Skiva 3: intelligens

Regler (user_mail_ai.rule)

Användaren styr hjälpredan med regler i klartext (meny: Imap-mail → Mail-hjälpredan → Regler, eller smartknapp i Min profil):

• sender/subject/category — deterministisk matchning utan LLM.
• llm — fri-text-regel som utvärderas i klassificeringsprompten (matched_rules i utdata).
• Actions: ignore, block, move_to_folder, flag, nudge, draft_reply, send_to_specialist, create_event.
• Lägre priority = högre prioritet; högst prioriterad matchande regel vinner.
• Seed-defaults per användare (Teams→event, nyhetsbrev→AI/Newsletters, nudge-för-action) skapas vid aktivering (_ensure_default_rules).
• Trust-ladder standing rules (ai.coworker.hitl) importeras som rules med source='trust_ladder' (t.ex. newsletter_move_rule → move_to_folder).

Intresseprofil (hybrid)

• ai_profile_text (prompt-text) + ai_profile_embedding (pgvector-likhet) genereras veckovis av cron (_recompute_profiles) från OKF-personligt, interaktionshistorik och graf-volym (graph_query).
• Klassificeringsprompten inkluderar profilen; final interest_score = viktad kombination (LLM + embedding-likhet), vikten via user_mail_ai.profile_weight_llm (default 0.7). Komponenterna sparas i interest_components.

Digest

• Daglig morgonbrief (ai_digest_enabled) + veckovis djup (ai_digest_weekday) — levereras som Odoo-notis (aldrig mail, undviker loop) och arkiveras som OKF-koncept (frågbarhet).

Heartbeat

• Skill "Granska öppna mail-ärenden" → coworkern anropar _heartbeat_review() (via odoo_call_method): hittar stale action-mail, osedda utkast, förfallna follow-ups och Reply Zero → nudge + sätter follow_up_at.

Konfiguration (ir.config_parameter)

• user_mail_ai.profile_weight_llm (default 0.7)
• user_mail_ai.nudge_threshold / draft_threshold / max_drafts_per_cycle

user_mail_ai — Minnessynk (mail-memory-sync)

Mail-hjälpredans minne består av tre delar: OKF-koncept (sökbart arkiv), :MailMessage-nod i AGE-grafen och SENT_BY-kanten till avsändarpartnern.

Markör på triage-raden

• memory_synced_at — sätts när alla tre stegen lyckats.
• memory_state — pending / synced / failed. Ett mail vars arkivering kastar blir failed i stället för en tyst nolla; det syns som röd rad i triage-listvyn.

Markören är rådgivande — reparationen verifierar vad som faktiskt finns i stället för att lita blint på den.

Byggs vid ingest

_ingest_message() skapar noden + kanten direkt (inte via 5-min-cronen), så grafen inte släpar efter. cron_sync_graph finns kvar som reparatör.

Reparation + städning (cron)

• Mail-AI: Reparera mail-minne (var 15 min) — hittar mail med memory_state != 'synced' för användare med pollning aktiverad och bygger det som saknas. Idempotent; OKF-konceptet skapas bara om det saknas (mail är immutabla — ingen versionering). Kör _create_edges om så kanter till sena partner-noder läks. Bounded batch (50/varv).
• Mail-AI: Städa graf-spöknoder (dygnsvis) — tar bort :MailMessage-noder vars Odoo-rad inte längre finns. Destruktivt, därför sällan och separat. Frågar grafen efter id:n (proportionellt mot antalet spöken, inte mot arkivet).

Manuell uppdatering

Min profil → fliken Preferences → Mail-minne → "Uppdatera mina mail-minnen" kör samma kärna som reparationen, scopad till din egen postlåda (env.user). Rör aldrig någon annans mail.

Konfiguration (ir.config_parameter)

• Batchstorlek och intervall sätts på respektive ir.cron.